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工業技術研究院

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工業技術與資訊月刊

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Work SMART 讓你提升時間管理效率

呂宗昕

科學家愛迪生曾說過一句話:「智者的時間因思想而延長,而愚人的時間因感情而延長。」

的確,智者利用智慧爭取時間;非智者用情緒耗用時間。

在希臘神話裡,有一位名叫普羅米修斯的神衹,他與弟弟艾巴米修斯合力塑造了人類與動物,並賦予生物各種不同的能力。艾巴米修斯將力量、速度、靈敏、機警等天賦賜給各種動物後,竟然沒有留下任何適合送給人類的其他天賦。在不得已的情況下,普羅米修斯只好偷偷溜到太陽神阿波羅的馬車裡,點燃了一把火,再將火種送到人間。學會用火方法後的人類,取得「火」這項工具,善用火的力量,從此獲得了溫暖與光明。

我認為,同樣道理也適用於時間管理上。當我們學會管理時間的方法後,便可真正掌握自己的時間。

運用智慧與技巧

在職場上很常見到的狀況是,當一家公司因為營業規模擴大、經營項目增加,或人手不足時,加諸在每位員工身上的負擔也大幅加重,這也意味著員工必須完成的工作總量也隨之增加。

面對上班族及研發人員常因工作堆積如山而怨聲載道的問題,我試圖以「工作完成總量」的簡單公式,闡述如何解決上班族及研發人員時間不夠的煩惱。所謂的工作完成總量,是工作效率乘以工作總時間後獲致的總和:
工作完成總量 = 工作效率 × 工作總時間

因此,工作者面對激增的工作量,處理的方式便可以分成:延長工作總時間與提高工作效率。延長工作時間是以超時工作,作為提高工作總量的方式;至於提升工作效率,則是以智慧與技巧來完成驟增的工作。倘若上班族不想平日加班,也不願假日到公司上班的話,唯一的對策就是努力提升自己的工作效率。

提升效率,Work SMART!

那麼,上班族該如何提高自己的工作效率呢?我的答案是:做好時間管理。

關於時間管理的方法,我曾提出「SMART」的工作術五字訣,強調上班族的求生之道不是work hard,而是要work smart!聰明工作比辛勤工作更省力、更省事,也更省時間。

1. S=Simple─工作簡單化

工作越複雜,越容易耗費額外的時間。所以應力求讓自己的工作簡單化,儘量從事自己專精的事務。對於與原本工作內容差異過大的事項,或非自己專長的領域,盡可能請其他同事代為執行,將大部分時間投注於最擅長的項目上,以提高工作效率。

2. M=Main─工作重點化

依照八十/二十法則,上班中百分之八十的績效,來自於百分之二十的工作。所以,這關鍵的百分之二十,就是工作的重點。應將最佳的時段及最充足的資源投資在重點項目上,以獲取最大的利基。


3. A=Action─工作行動化

對於重點工作項目,不能拖延,亦不能逃避,應懷抱著最大的熱情勇於面對,並以實際行動取代紙上談兵。當個人的工作態度積極化後,效率自然能迅速提升。

4. R=Rapid─工作速度化

評估工作表現,一是看工作成果的優劣,二是看耗費多少的工作時間。能用最短時間完成應做的事,不僅可產生最大的速度,也可獲得最高的評價。工作者必須在工作中隨時留意速度,方能有助提高自己的效率。

5. T=Timing─工作時機化

在不同時段、不同場合、不同切入點,所產生的工作效率是截然不同的。一個優秀的工作者應該懂得妥善區分各類事務,並按照工作內容及性質,選擇適當的時間、場合及機會,著手處理各類要務,即可迅速完成工作並提升效率。

該做什麼?想成為什麼?

除了「SMART」工作術五字訣的思考架構外,我們還需要另外兩個表單──「To do list」與「To be list」,讓自己的工作可順利執行。

「To do list」─要做的事

為了將事情依照優先順序完成,將待辦之事及欲辦之事列在同一張清單上,是提醒自己的最佳方法。然後再依照「SMART」五字訣的原則,將原本看似流水帳的「To do list」重新排列組合後,即可區分出事情的輕重緩急,並據此安排處理事務的適當程序。

因此,列舉「To do list」時,可以利用「SMART」中的S-「簡單化原則」,先將性質相近的工作完成歸納及分類後,以M-「重點化原則」選出重要的百分之二十的工作。然後再以A-「行動化原則」決定必須立刻進行之事,輔以R-「速度化原則」設定預期完成時間,最後,運用T-「時機化原則」,視情況隨機調整工作優先順序。

「To be list」─想成為的人

成功學大師史蒂芬.柯維,在「第四代時間管理」中提到,除了「To do list」外,更需要另一張表單─「To be list」,用以確知自己想成為什麼樣的人。

人人都有自己的理想,也有尚未實現的夢想,這一點,對於工作者來說,是大目標,也是決定方向的重要依循。前面提到的「To do list」,是工作者用來處理日常事務的工作清單,而「To be list」則是決定工作者自我目標的人生清單。唯有思考清楚想成為什麼樣的人,並能具體列出「To be list」後,「To do list」才具有實質意義。因此,在「To do list」之外,還要將個人的理想及夢想寫在「To be list」上,同時附註希望達成目標的時間。

「To be list」猶如是普羅米修斯帶到人間的火種,是人生奮鬥的核心動力;「To do list」則好比是他教給人類的用火方法,是達成目標的必要程序。有了火種及用火的方法,才會擁有一個燦爛的人生。

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